Svårt att sätta rätt frilansarvode? Sluta sabotera för dig själv!

Egentligen hade jag tänkt skriva om hur du höjer ditt arvode som frilans. Men som det – ironiskt nog – ofta är med ämnen jag är intresserad av var jag först tvungen att göra en totalvurpa åt helt fel håll, innan jag fick fatt på det där perspektivet jag egentligen såg framför mig att jag skulle skriva om från början.

Så fort jag hade knåpat ihop mitt tidigare tilltänkta inlägg insåg jag nämligen att det ju inte alls handlade om att ”bara” höja dina priser – snarare är det (tydligen) alla dessa fantastiska former av självsabotage som vi ibland ägnar oss åt som triggar igång mig.

I dag vill jag därför dela med mig av beprövade strategier som förhoppningsvis underlättar för dig som frilans att prissätta på ett klokare, lite mer streetsmart sätt. Framför allt hoppas jag att du som läser också får matnyttiga och konkreta tips att ta med dig in i nästa förhandling. Sist men inte minst vill jag försöka hjälpa dig att sluta att sätta krokben för dig själv!

I det här inlägget tänkte jag ta upp:

• Vanliga problem relaterat till prissättning – och hur du kan hantera dem
• Varför det är en ganska korkad idé att försöka övertyga din uppdragsgivare om din rätt att ta betalt (och vad du borde fokusera på istället)
• Konkreta tips & råd om hur du professionaliserar din verksamhet och bygger en struktur som underlättar prissättning i framtiden

Du har säkert också läst dem: blogginläggen och tipsen om hur du ska räkna för att värdesätta din tid. Kalkylera med dina kostnader och inte glömma bort pension, semester och icke debiterbar tid och så vidare. Den här typen av inlägg kan i sig vara guld värda, speciellt om du är nystartad frilans.

Dina utmaningar med att ta betalt handlar dock inte om att alla kunder är korkade eller snåla. I de flesta fall kommer du (förhoppningsvis) att träffa på schyssta kunder som självmant förstår att beloppet som du fakturerar ju inte åker direkt ner i din ficka.

Problemet som jag ser det är snarare att många duktiga frilansare upplever sig manade att försöka sälja in sin rätt att ta betalt – istället för att påvisa och våga vara trygg i värdet som just du kan tillföra kunden. Vare sig det gäller en artikel som ska skrivas, en grafisk profil som ska ta fram eller kanske en support-retainer du vill offerera.  Som min kloka branschkollega och sparring-partner Jennifer också konstaterar:  ”Ditt bästa förhandlingsläge är att inte vara desperat”.

Det här kan naturligtvis låta väldigt hårt.  Som frilansande skribent är jag givetvis fullt medveten om att det finns gott om oseriösa uppdragsgivare därute (och hur det känns att råka ut för dem).  Baserat på många inlägg som florerar kring just prissättningstemat noterar jag dock att det verkar finnas en hel del (ur mitt perspektiv) felaktigt fokus kring frågan. Precis som du månar givetvis också jag om att få betalt och om min rättighet att också få skälig ersättning.

Att utgå ifrån det perspektivet när vi som frilansare pratar med våra kunder är dock rent ut sagt synnerligen korkat.
Dessutom riskerar vi att sabotera för oss själva.

Varför?
Hur då?

Jo, därför att ur kundens perspektiv måste givetvis investeringskostnaden för att ta in dig som konsult alltid ställas i relation till övriga alternativ. Exempelvis att anställa någon istället, köpa annonsutrymme eller att försöka göra jobbet själv in-house. Ur kundens perspektiv är det därmed i princip fullständigt ointressant vad du behöver för att gå runt som frilans, eller hur du skapat din affärsmodell för att säkerställa att du gör det.

Det är alltid utifrån kundens perspektiv du måste utgå när du ska sälja in dig. Investeringsbeslutet om dina tjänster grundar sig dessvärre aldrig på vad som är moraliskt rätt eller riktigt –  det kommer att grunda sig på det bedömda värdet du kan tillföra personen och/eller företaget ifråga. 

Därför gör du också klokt i att lyfta fram den aspekten när du säljer. Genom att fokusera på vad du kan tillföra och hur du konkret har en plan för att göra det så minimerar du även risken för att fastna i detaljdiskussioner om hur du egentligen räknat på din prissättning.  Sätt dig i förarsätet – våga äga och kommunicera ditt värde!

Learning by doing

Men hur påvisar du då detta evinnerligt uttjatade ”värde”?  I vilken ände ska du börja nysta för att försöka hitta det som gäller för just dig? För en sak är säkert – du kan läsa hur många smarta, kloka och tankeväckande inlägg som helst, men till syvende och sist är det fortfarande ett hands-on-jobb du måste göra för att omsätta råden i praktiken.

Det är givetvis möjligt att det bara är jag som är överdrivet självdestruktiv, men jag tror ändå inte det. Baserat på vad jag ser och hör runtomkring mig verkar vi nämligen vara gott om tvivlande företagarsjälar som titt som tätt drabbas av Dunning-Kruger-effekten och är övertygade om att allt vi tar i med största sannolikhet är det värsta skräpet vi någonsin producerat.

Mot den bakgrunden vill jag kasta ljus på vanliga problem som du garanterat  stött på som frilans. Det handlar både om faktiskt upplevda kundproblem,  men även  mentalt upplevda á la effektivt självsabotage som på destruktiva sätt blockerat mig totalt från handling ibland.

Sharing is caring som bekant, så varefter jag diskuterar problemen passar jag också på att dela med mig av mina tips och råd för hur du kan hantera dem. Redo? Ok, here we go!

”Mellan tummen och pekfingret”

🤷‍♀️ Problem #1: Det är svårt att prissätta för du vet verkligen inte alls hur lång tid vissa av arbetsmomenten kommer att ta. Att ta en genväg och offerera en ”mellan tummen och pekfingret”-lösning ter sig väldigt lockande.

🚩 Risk: Hög  risk för att du prissätter på tok för lågt, oavsett din nuvarande debiteringsnivå.  När du väl jobbar med uppdraget lyckas du inte frammana motivationen för att faktiskt utföra det, för du känner du bara stressad och plågad av att du sålt dig för billigt. Den enda som i slutänden lider av det är du.

✅Lösning: Långsiktigt bör du sikta på att följa upp din arbetstid, för att  säkerställa att du ger dig själv rätt beslutsunderlag för ditt debiterbara arbete. Själv har jag fastnat för Toggl tracker. I Toggl loggar jag inte bara min debiterbara tid för kunder, utan jag har även satt upp separata projekt för den administration som mitt företag kräver, innehållsproduktion som det här blogginlägget till exempel, renodlad prospektering samt en del övrigt smått och gott som jag vill kunna få en översikt på.

Tidrapportering i sig var inget konstigt för mig, givet min bakgrund som byråkonsult. Men i och med att jag blev företagare blev det givetvis än mer viktigt för mig att kunna gå tillbaka och granska mig själv kritiskt:

🔎 Lägger jag tid på rätt saker?

🔎 Avsätter jag rätt mängd tid för mina prioriterade aktiviteter?

🔎 Utför jag mina prioriterade aktiviteter?

Jag har exempelvis lärt mig den hårda vägen att de bitarna som oftast är helt essentiella för att skapa bra resultat  för en kund också brukar vara de bitarna som jag kommer på mig själv med att dra mig för att fakturera. Nämligen research, inläsning och behovs- och omvärldsanalys.  Det vill säga, allt det ”osynliga” tankearbetet som försvinner så fort jag levererat min text, min projektplan eller en bild.

Du vet, allt som ter sig  så självklart när du väl präntat ner det på papper. Allt det där som du slet med och svor över.

Genom att vara noggrann med min tidrapportering har jag dock blivit bättre på att inte falla i fällan och skämmas för de här timmarna utan att faktiskt ta betalt för dem också.

Du som också jobbar med skrivande och innehållsproduktion vet säkert att man lätt tänker  ”Jaja, det där blogginlägget tar väl inte så lång tid att knåpa ihop?”.  Eh. Hell no, skulle jag vilja tillägga!  Innehållsproduktion inte bara äter tid, ibland fullkomligt slukar det tid på ett sätt som verkar omöjligt att förutse.

Att jag numera har en mera realistisk logg på min egen innehållsproduktion underlättar därför ENORMT när jag ska offerera enstaka texter för en kund. Framför allt minimerar det risken rejält för att jag försöker lura mig själv att jag sveper ihop något på två timmar.

Men om det är bråttom då? Du ska få iväg offerten inom kort och har i nuläget helt enkelt inte koll.

Då är mitt enkla, något tråkiga råd helt enkelt att du sätter dig ner och försöker att spjälka upp arbetet i hanterbara delprocesser, exempelvis uppstart och vad du ser framför dig att den kommer att kräva, en operativ fas och hur du tror att du bäst ska leverera på den, samt en avslutande leveransfas, hur du levererar och vad.

💡Tänk också på att utgå ifrån ett för dig normalt arbetstempo när du offererar! Det är lätt hänt om du ska skicka ett förslag på en av dina riktigt bra dagar att du felaktigt får för dig att du alltid glider fram så här smidigt. Det kommer du  inte att göra, så ta höjd för realistiska förutsättningar i offerten.

Äpplen och päron

🤷‍♀️ Problem #2: Kunden jämför ditt pris med en för dig okänd konkurrent och undrar varför du är dyrare.

🚩 Risk: Du blir stressad och tänker inte klart. Plötsligt har du trasslat in dig i en massa hypotetiska resonemang och jämförelser utan att du riktigt förstår hur f*n det gick till.

✅Lösning: Fall inte i fällan! Själv har jag som princip att aldrig kommentera eventuella konkurrenters pris – varför skulle jag? Olika konsulter har vitt skilda kompetensprofiler, arbetar på helt olika sätt och kommer givetvis även att prissätta därefter.

Det här låter ju barnsligt enkelt – i teorin. Men vad gör du i praktiken då, när du måste vara tydlig men ändå vill vara trevlig? Om kunden inte ger sig och verkligen trycker på?

Ett tips är att öva in följande fraser så att du kan dem som ett rinnande vatten:

”Vad bra att ni jämför priser, det tycker jag att ni gör helt rätt i. Som jag nyss sa så brukar jag avstå från att kommentera hur andra väljer att prissätta sina projekt.  Siffran du/ni fått från mig är dock baserad på mina erfarenheter av att jobba med X och att exempelvis i samband med Y så brukar det  också krävas Z, där brukar det fara iväg i tid och i min offert har jag så klart prisat in den risken för att undvika att du/ni råkar ut för  otrevliga överraskningar mot slutet”.

”Jag förstår att ni jämför priset, det tycker jag ni gör rätt i.  Om jag sänker priset med XX %, vilken del av leveransen ser du i så fall att vi kan ta bort?”.

”Är det priset som är det allra viktigaste för er just nu? I så fall finns det så klart billigare samarbetspartners att jobba med i det här uppdraget/leveransen. Men om det är så som jag uppfattade det, att det är viktigast för dig med X och att du ville få ut Y, så tror jag verkligen att vi vore en bra match och jag hjälper er gärna”.

Rabattjägarna

🤷‍♀️ Problem #3: Du verkar ständigt komma i kontakt med kundgrupper som enbart är intresserade av prispress.

✅Lösning: Rannsaka dig själv: Har du verkligen varit ärlig mot dig själv när du startat? Kan du marknaden tillräckligt? Förstår du ditt tilltänkta kundsegments riktiga utmaningar och irritationsmoment så att du kan trycka på rätt säljargument när du väl har dialog med ett prospekt?

Med hög risk för att låta både elak och hård nu: jag tror att många frilansare underskattar affärsvärdet av att faktiskt besvara de här frågorna för sig själva.  Problemet som uppstår om du slarvar igenom den här delen av ditt arbete tenderar nämligen att bli att du attraherar uppmärksamhet från helt fel målgrupper.  Det beror i sin tur (oftast) på att eftersom du inte vet vem eller vilka du vill jobba med så har du inte heller koll på var de kan tänkas befinna sig, vilken tonalitet och vilka beteendemönster som präglar deras vardag.  Genom att göra hemläxan underlättar och effektiviserar du rejält för dig själv att välja vilka kanaler och säljaktiviteter, kort- och långsiktiga, som måste till för att du ska nå dina mål.

Blyga Beata vågar inte bjuda upp till dans

🤷‍♀️Problem #4:  Det är svårt att prissätta för du vet inte alls vilka ekonomiska ramar kunden kan tänkas ha.

🚩Risk: Här finns både risken att du prissätter dig på tok för lågt eller för högt för att ni ska hitta en rimlig plattform för förhandling. Risken finns också att du skissar på en prissättningsmodell som i värsta fall inte alls funkar för det som ska utföras.

✅Lösning: Våga prata pengar, våga prata förutsättningar!  Missade du att ställa frågan på mötet? Följ upp efteråt, var ärlig och fråga om hur läget ser ut.  Informera kunden om att du är mån om att hitta en bra lösning för dem och att det underlättar rejält för dig om du vet åtminstone ungefär vilka budget- och investeringsramar det finns utrymme för.

Ett annat alternativ som ofta uppskattas är att erbjuda kunden dels ett baspaket till en något billigare peng, samt ett premium-alternativ där du med fördel lägger till dina mest uppskattade kringtjänster. Förutom att du ger kunden ytterligare möjlighet att reflektera över vilka möjligheter som faktiskt finns, så erbjuder det här sättet även en tacksam utväg för kunden att tacka nej till något som känns för dyrt utan att det riskerar att kännas pinsamt för kunden. Relationer är A och O, så försök alltid att vårda dem på ett smart och smidigt sätt!

Kontrollbehovs-Konrad och kalkylerna

🤷‍♀️Problem #5: Din tilldelade kontaktperson hos kunden är oerfaren när det gäller att köpa in konsulttjänster inom ditt ämnesområde. Hen är i grunden inte snål, men har ett kontrollbehov som gör att hen inte kan låta bli att nagelfara varje detalj av ditt offererade upplägg.

🚩Risk: Istället för att  komma igång och jobba för att nå önskat resultat fastnar ni hela tiden i hypotetiska frågor och diskussioner om vad som kan tänkas gå si, vad som kan tänkas så i ett samarbete och hur lång tid X, Y och Z kommer att ta.

✅Lösning: Lägg lite extra krut på offerten och försök ge din mest pedagogiska förklaring av vad olika arbetsmoment syftar till. I lägen där det är fullt rimligt att det är svårt för kunden att bedöma rätt nivå på investering, exemplifiera gärna med hur du jobbat med någon annan kund och hur de då resonerade sig fram till beslutet.

Inom min bransch, kommunikation- och marknadsföring, är just detta med hur lång tidsåtgång man bör och ska planera för olika insatser en ofta förekommande fråga. Jag försöker att leva som jag lär och därmed också göra det här uttrycket med skräddarsydda lösningar rättvisa – därför är det sällan som det finns ett ”rätt” svar på den typen av frågor. Att få höra lite hur andra företag gjort och hur det fungerat verkar dock ofta förlösande, betryggande och underlättar för din uppdragsgivare att översätta teori till egen praktik.

Kritiska Kristina vaknar till liv

🤷‍♀️ Problem #6: Du är din egen värsta fiende och nedvärderar och förminskar konstant din egen kompetens.

🚩 Risk: Du tar dina egna kunskaper för självklara och förstår inte att ta tillräckligt betalt. Är det riktigt illa kanske du till och med kommit på dig själv en och annan gång med att även frikostigt kritisera ditt arbete framför kunden och börja peka ut alla ”fel” med det – trots att kunden  faktiskt är nöjd. Det finns en hög risk för att kunden, även om hen är nöjd, så småningom börjar uppfatta dig som en jobbig, negativ och ängslig leverantör att arbeta tillsammans med. I värsta fall kanske du rentav förmår kunden att börja leta efter fel på ditt arbete, på grund av ditt eget destruktiva fokus.

✅Lösning: Yup, ifall du inte redan förstått det mellan raderna så är det här något av min egen paradgren! Pinsamt, men sant. Jag får ständigt jobba med att försöka hålla tyst efter mina leveranser och inte peka ut allt som kunde gjorts bättre, annorlunda, mer fördjupat o.s.v.

Här har jag tyvärr ingen lätt quick fix att erbjuda dig. Det är dock ingen hemlighet att jag är en varm anhängare av att jobba med sig själv. Vet du med dig att du också är av slaget Kritiska Kristina, så försök att jobba med eländet på ett konstruktivt sätt!

I dialogen med mina kunder brukar jag exempelvis försöka lösa det här med humor och självdistans. Alla mina kunder vet därför vid det här laget att den värsta kritikern i arbetsprocesserna utan undantag kommer att vara undertecknad. Och när jag lik förbannat kommer på mig själv med att gå in i det här beteendet är jag noga med att försöka konstatera det krasst, skratta åt det och låta bli att fastna där. Lättare sagt än gjort, men det går.

En annan konkret strategi som jag tycker hjälpt mig mycket är att våga prata öppet om det här med mina företagarvänner. Ska jag leverera viktigt material så försöker jag numera att alltid se till att jag har en backup-person jag kan vända mig till i processen. Alltså helt enkelt en pålitlig person jag kan ringa till när jag är på väg in i mina petimeter-tokigheter.

Backup-personen bör med fördel vara en person med skinn på nästan, som kan slå mig på fingrarna och säga ”Skärp dig för fan och sluta krångla till det!”. Just de där orden verkar ofta magiskt på mig och får mig att inse att ingen faktiskt behöver eller efterfrågat  15 sidor mötesanteckningar och att det räcker fint med korta notes och övrigt matnyttigt i en bilagd PDF till exempel. Det är i vanlig ordning bara perfektionisthjärnan som vill överarbeta saker och ting som inte ska överarbetas.

Fort och fel

🤷‍♀️Problem #7: Det gick lite för snabbt och nu sitter du fast i ett uppdragsupplägg du inte alls är nöjd med. Hur kunde det gå så här?

🚩Risk: Du förmår till sist inte att dölja din bristande motivation för jobbet som ska göras. Istället för att stärka ditt varumärke som konsult löper du risk för att drabbas av negativ word-of-mouth.

✅Lösning: Har du försatt dig själv i ett avtal du inte är helt nöjd med har du tyvärr inte så många andra val än att härda ut tills det går ut. Ett alternativ är så klart att du säger upp avtalet i förtid, men är din uppdragsgivare nöjd med det och du månar om att jobba ihop igen så är det helt klart inte det snyggaste sättet att ta sig ut.

Kassaflödeskrisen

🤷‍♀️ Problem #8: Det är inte din bristande självkänsla eller säljskills som företagare som brister, men just nu har du akut kris i kassaflödet och måste ha in pengar. Du vet och förstår att du kunde jobba mer strategiskt men tiden till det finns helt enkelt inte just nu.

🚩 Risk: Även om det i grund och botten kanske är ett riktigt superuppdrag riskerar du att hamna i lågprisfällan framöver om du tackar ja. Samtidigt upplever du att du inte har något annat val, just nu.

✅Lösning: Acceptera tillfälligt ett lägre arvode, men tydliggör då också för kunden att du gör det på grund av X eller Y. Var noga med att skriva ett avtal och definiera när avtalet går ut och – i den mån det går- ha även en muntlig dialog med kunden och flagga för att om ni väljer att fortsätta så behöver du höja priset. Är det ett längre uppdrag du tvingas arvodera till lägre pris kan det vara en idé att då marknadsföra gentemot kunden att det lägre arvodet är en uppstartsrabatt som enbart gäller under en avgränsad period.

Bomerangen

🤷‍♀️ Problem #9:  Kund som du tidigare utfört lågt betalt uppdrag för återkommer och vill jobba med dig igen.

🚩 Risk: Du kommer att få för lite betalt igen om du tackar ja.

✅Lösning: Kommunicera till kunden att du jättegärna jobbar med dem igen och att du är glad över att de hör av sig.  Kommunicera att då efterfrågan på dina tjänster ökat så har du dock behövt se över och justera dina priser och numera tar du pris X för motsvarande. Om det funkar för deras budget så kan du vara tillgänglig för uppdraget från och med överenskommet datum.

Det där med strukturen då?

En utmaning när du startar eget handlar ofta om att professionalisera dina egna processer. Du kanske aldrig behövt fundera på processer tidigare i ditt arbetsliv, speciellt inte om du haft förmånen att jobba renodlat kreativt, men ska du frilansa och göra det på ett hållbart sätt – gör dig själv en tjänst och skapa en standardiserad process som underlättar för dig.

Att hitta struktur och öka professionalismen i ditt företaget är inte så krångligt som det låter. Det kan  ju handla om exempelvis så enkla saker som att:

• Efter varje möte med en potentiellt ny kund ska du sätta dig ner direkt och göra en summering av vad ni pratade om.
• Ifall att ni kommit överens om att du ska återkoppla med ett formellt förslag så är ditt kundlöfte att du alltid återkopplar med din offert inom 5 dagar.
• Du bestämmer dig för att du ska ta fram en mall som du kan återanvända för dina offerter och därmed spara tid.
• Du skriver ner standardsvar på frågor som du tycker är lite jobbiga att ta i. Nästa gång du får frågan behöver du inte fundera på vad du ska svara utan kan snabbt klicka fram ett välformulerat, genomtänkt svar och skicka iväg.
• Sortera återkommande mallar, arbetsdokument och marknadsföringsmaterial till exempel på Google drive eller i Trello så att du lätt kan få översyn och komma åt materialet.

Och du, kom ihåg att du faktiskt har rätt att ångra dig också. Ibland kanske du känner direkt i magen att allt verkar bra på papperet, men får ändå den där molande känslan av att det här inte är riktigt rätt för dig. Du måste inte offerera eller jobba med någon/något du inte vill! Ryggradsreflexen att ta på sig allt man kan tenderar att sitta rätt så hårt, men påminn dig själv om varför du startade eget.

Jag förespråkar inte att ta alla dina beslut baserat enbart på magkänsla, låt givetvis del hjärnan och logiken vara med också. Men känns det inte rätt så blir det sällan lätt heller och risken är hög för att det i värsta fall kan slå mot ditt varumärke när du inte förmår att leverera vad som efterfrågas.

Hoppas att det här inlägget ger dig lite inspiration och nya tankar kring hur du kan vidareutveckla dina prissättningskunskaper! Kanske har du själv något riktigt bra tips? Dela gärna med dig i så fall ❤

/Malin