Alla är kommunikatörer, eller? Nej. Låt dig inte svepas med och förföras av vårt digitala arbetsklimat och enkla verktyg som underlättat för oss att kommunicera. Det är nämligen i praktiken som proffsen prövas och agnarna skiljs från vetet – här är sju krav du måste ställa på din kommunikationschef.
Med jämna mellanrum springer jag på branschkollegor vars beteenden får mig att både häpna och ilskna till. PR- och kommunikationsbranschen drar inte bara till sig personligheter som älskar sitt yrke, tyvärr är det även alltför vanligt med stroppiga attityder, lathet och bristande koordinations- och samarbetsförmåga.
”Frihet under ansvar” är eftertraktat i arbetslivet. Många av oss trivs bäst när vi själva får välja hur vi lägger upp våra dagar och arbetar. Det är dock också ett begrepp som förpliktigar, kanske mer än vad många förstår. Framför allt i rollen som kommunikatör, där det faktiskt inte funkar att tillämpa parollen hur man vill.
Eftersom jag själv jobbat i (och fortfarande gör i en del av mina uppdrag) rollen som ansvarig för extern kommunikation vill jag lyfta fram vilka krav du kan och bör ställa på din kommunikatör. Det här är nämligen en roll som faktiskt inte passar vem som helst. Fel person på fel plats här kan i värsta fall ge katastrofala effekter, inte minst för varumärket.
Vad är egentligen rimligt? Vad kan du förvänta dig och vilka beteenden och varningssignaler ska du vara uppmärksam på? Givetvis finns inget exakt facit, men här är i alla fall ett gäng bitar som du som chef, vd eller uppdragsgivare som ska ta in konsulthjälp både bör ställa krav på – och förvänta dig att din kommunikatör levererar på.
Återkoppling
I en ideal värld jobbar ingen mer än nödvändigt och alla företagets intressenter ställer sig givetvis snällt i kö till kommunikationsavdelningen på kontorstid. Eller hur?
Nej. Så ser verkligheten inte ut.
Att gå in i en roll som kommunikationsansvarig innebär därför även att påta sig ett serviceyrke, ofta 24/7. Det kommer att komma akuta förfrågningar, bokningar med bolagets talespersoner krockar och vips uppstår ett administrativt härke som måste hanteras. Skillnaden mellan succé och katastrof kan vara hårfin, och ett av de viktigaste verktygen är återkoppling.
Du måste kunna förvänta dig av din kommunikationsansvariga att hen har koll på läget, svarar på inkommande förfrågningar och också tar ett helhetsansvar för att se till att de blir bra. Det är inte era externa intressenters ansvar att jaga rätt på interna e-postadresser, bekräfta bokade datum och introducera personer till varandra. Och när vi ändå tvinga till det undrar vi naturligtvis varför ni överhuvudtaget har en pr-funktion på plats om den ändå inte gör det den ska?
Vänlighet
Kanske den mest u n d e r s k a t t a d e egenskapen i arbetslivet. Av någon anledning efterfrågas dock sällan vänlighet som en önskvärd egenskap i samband med rekrytering. Det är synd, för en vänlig, jordnära och ödmjuk kommunikationsansvarig är antagligen det bästa vapnet du kan tillgå ute på det verbala stridsfält de flesta av oss har att förhålla oss till i dagens digitala kommunikationsklimat.
Sitter vanan hårt i att leta efter en driven multijonglör? Har du svårt att rekrytera och få in duktiga personer? Då är ett hett tips att se över språket i era rekryteringsannonser och se om ni verkligen efterlyser rätt typ av personer och kompetenser.
Och apropå kompetenser ska vi även prata om…
Skrivförmåga
Tro’t eller ej, men kommunikationsbranschen kryllar av människor som helt saknar skrivförmåga. Kanske inte direkt det man tror, eller hur? Alla kommunikatörer ska ju kunna skriva. Tyvärr är det inte så. Står du i beråd att rekrytera eller ta in kompetens på konsultbasis rekommenderar jag att säkerställa att personen du är på väg att anlita kan skriva.
Ta för vana att alltid be att få se tidigare arbetsprover. Är det en junior rekrytering där det av naturliga skäl kan vara svårt att få in relevanta arbetsprover kan du istället inkludera ett arbetsprov under rekryteringsprocessen, exempelvis be kandidaten eller konsulten att skriva ett pressmeddelande.
Rollen som kommunikationsansvarig innebär ofta tvära kast – från ett plötsligt behov att snabbt skicka ut info till personalen om ett känsligt ärende till att hantera att ni vunnit ett pris och skicka ut ett pressmeddelande om det, till ärenden av mer tråkig karaktär. Exempelvis att kunna besvara och hantera negativ kundfeedback på ett professionellt sätt.
Skrivförmåga behövs alltid. Och när det väl smäller måste du kunna räkna med att ditt kommunikationsproffs kan hantera pennan och visa vilken väg ni ska gå.
Våga greppa telefonen – och svara i den
Häromveckan ringde jag oavbrutet till en PR-ansvarig för att bekräfta en tid och diskutera detaljerna kring en bokning. Personen ifråga svarade dock varken i telefon eller ringde tillbaka. Eftersom mina tidigare mejl med frågor även låg obesvarade fick jag till sist skicka ett sms.
Några timmar senare lyckades vi åtminstone delvis hantera ärendet – via sms. Ett enkelt telefonsamtal hade löst problemet på några minuter. Även om det är många idag som lider av telefonskräck har varken du eller din organisation råd med att din kommunikationsansvarige gör det.
Proaktiv med inbyggt PR-tänk
Som vd eller chef för ditt affärsområde har du redan tillräckligt att tänka på. Du vill inte även behöva fundera på företagets taktiska PR-aktiviteter. Du måste kunna lita på att de rullar även utan att ständigt gå via dig. En duktig och rutinerad kommunikationschef kommer även utrustad med proaktivitet och inbyggt PR-tänk. Det är upp till kommunikationschefen att både jobba strategiskt och långsiktigt, men också ha förmåga att agera på snabba möjligheter till positiv synlighet i vardagen. De dyker inte alltid upp av sig självt, men kan många gånger skapas med relativt kort varsel, exempelvis genom kontinuerligt relationsbygge, god omvärldsbevakning och genom att vara påläst om de branschfrågor som företaget vill synas inom.
Pålitlig
Du ska kunna anförtro din kommunikationsansvarige med såväl sekretessbelagd information som med känslig information av mer moralisk, etisk karaktär och lita på att den stannar där. Du måste också kunna lita på att du inte står ensam vid incidenter, problem eller konflikter.
Pondus
Oavsett om man är ytterst ansvarig eller ej så innebär de flesta roller inom kommunikation många kontaktytor externt och internt. Framför allt när det kommer till interna synpunkter, processer och teamöverskridande samarbeten behöver du ha en person som kan driva på kommunikationsperspektivet med pondus.
Annars kommer din kommunikationsavdelning i slutänden att förvandlas till en ja-sägande produktionsfabrik istället för en strategisk samarbetspartner.
Obs! Givetvis är vi alla människor och nu som då gör vi alla fel, men upplever du att ni väldigt ofta har problem eller incidenter som ni faktiskt inte borde ha på kommunikationsfronten kan det finnas skäl till att se över om du varit tillräckligt tydligt i din kravställning. Mycket av det bästa kommunikationsarbetet som görs av oss kommunikatörer syns aldrig utåt, ibland ser vi ju t.ex. till att saker och ting stannar internt och blir löst. En stor varningsflagga du aldrig ska ignorera är dock om du börjar få återkommande klagomål från era intressenter och hur de blir bemötta (eller i värsta fall ignorerade). Ta dem på allvar och ta då genast ett snack med kommunikationschefen.