Så ger du feedback på texten (utan att döda relationen med din kollega)

Oavsett om det sker helt digitalt eller fysiskt – det är inte alltid lätt att ge feedback på någons arbete.  Särskilt när det gäller texter kan det vara riktigt klurigt. Den kollega eller samarbetspartner som du jobbar ihop med  kanske är en helt fantastisk yrkesperson muntligen, men plötsligt sitter du i ett läge där ni gemensamt ansvarar för en leverans och texten du fått in från kollegan är undermålig.

Du vet att den här texten måste arbetas om och förbättras.
Ändå drar du dig för att ta upp det. Varför blir det så här?

Vi skulle kunna göra det enkelt för oss och säga att det väl bara är den svenska konflikträdslan som spökar, men det är att göra det väl lätt för sig. Personligen tror jag att vår olust att ge feedback, och framför allt då på texter, helt enkelt handlar om en kombination av ovana och okunskap.  Många är både ovana med att ge rak och konstruktiv feedback samtidigt som de saknar kunskap om hur man diskuterar en text utifrån alla dess olika dimensioner som skapar helheten.

Att ge feedback och hantera korrektur professionellt kräver också sitt språk. De flesta har dock aldrig fått lära sig det.

Därmed är det inte heller så konstigt att många drar sig för att ta de här snacken. Tänk om din kollega blir förolämpad? Och sedan blir du ändå tvungen att göra klart jobbet med kollegan under surmulen tystnad.

Inget drömscenario direkt.

Lyckligtvis kan du med lite övning, takt och ödmjuk tonalitet bli bättre på att ge feedback. Nyckeln handlar om att skilja på sak och person och helt fokusera på texten framför dig.

I det här inlägget guidar jag dig igenom några  konkreta tillvägagångssätt som förhoppningsvis hjälper dig på vägen vid nästa samarbete!

Mjukstart: en nybörjarvänlig väg genom texten

Inled gärna med att ge din kollega en helhetssummering av texten. Utgå ifrån dig själv som läsare och förklara hur du upplevde texten. Beroende på syftet med er text och ert samarbete kanske du vill ta avstamp i att ge feedback utifrån någon av följande aspekter:

• Tonalitet: Överensstämde tonaliteten med textens syfte? Skriver ni exempelvis på ett gemensamt blogginlägg kanske ni är ute efter en mer avslappnad och lite mer humoristisk ton.  Är det ett pressmeddelande ni ska få till bör ni istället sträva efter en informativ och något mera språkligt karg ton. Här är det inte läge att bre på med superlativ och intern produktjargong . Skriver ni på en rapport gör ni er själva en stor tjänst genom att redan från början etablera en saklig och korrekt ton som snabbt ger läsaren den information som hen behöver för att bilda sig en uppfattning om vad hen kan förvänta sig av rapporten.

Det här är bara några exempel. Upplever du att det är något som skaver med tonaliteten så är det mycket möjligt att den står i bjärt kontrast till textens syfte.

• Grammatik: ”Dem köpte skorna från han”. ”Vart bor du?”. ”Kassa flödet minskade marginellt jämfört med före-gående period”. När det gäller grammatiska fel finns faktiskt ingen pardon. Oavsett om en ökande andel av Sveriges befolkning ledsamt nog lagt sig till med otyget att inte längre kunna skilja på ”de” och ”dem” och gladeligen retar en språknörd till vansinne med sina oskyldiga ”Vart bor du?”, ”Vart köpte du dem?”, så är det fortfarande ett otyg! Stötta inte tillväxten av de här språkliga ogräsen. Köp Svenska skrivregler och ha boken nära tillhands när du korrekturläser och granskar text så har du alltid stöd för dina argument.

Det tål att upprepas: nej, det spelar tyvärr ingen roll hur intelligent och briljant du är, skriver du som en kratta blir intrycket och effekten av din text också därefter.

Redaktörsrundan

Redo att gå lite djupare in i språkvetenskapens och korrekturläsningens fantastiska värld? Härligt. Härnäst tänkte jag att vi skulle kika på vad det här med textbindning egentligen innebär.

Tema-rema
Är grammatiken korrekt,  tonen lättsam och trevlig men det känns ändå som att något är fel? Då är det mycket möjligt att felet ligger i textens struktur, eller vad vi språkvetare till vardags brukar kalla för tema-rema-principen.  För att texten ska fungera räcker det inte med att den bara innehåller ett önskat budskap och att den är korrekt.

Det måste även finnas ett flyt, en röd tråd som kontinuerligt spinner dig som läsare vidare in i nästa del av texten. För att lyckas med det här behöver du jobba med textbindningen så att du först introducerar läsaren för temat – innan du presenterar rema. Tema är den information som du placerar i början av din mening och rema i slutet av meningen.

När du sedan skriver vidare enligt tema-rema-principen blir ofta rema – alltså det som redan är känt från föregående mening – i sin tur temat i den nästkommande meningen.  Hängde du med?

Vi kikar för tydlighetens skull också på ett konkret, hypotetiskt exempel.

Låt oss leka att du ska skriva en kort text om den nya varumärkesplattformen och att den ser ut så här:

Varumärkesplattform
Varumärkesplattformen handlar om företagets kärnvärden och vision.  Företagets mer detaljerade beskrivning av plattformen finns på vårt intranät. I varumärkesplattformen beskrivs även vilken resurs på vilken av våra avdelningar som ansvarar för de operativa delarna av varumärkesarbetet. Varumärkesplattformen är därmed ett mycket viktigt styrinstrument för vår verksamhet.

I exemplet ovan utgör rubriken det övergripande temat för stycket.  Som läsare förstår vi snabbt att det är varumärkesplattformen som är tema i den första meningen, tack vare rubriken. Den nya information, alltså remat, är i sin tur vad varumärkesplattformen innebär, alltså att den handlar om företagets kärnvärden och vision.

Ju mer tränad du blir på att se mönster i textbindningen, desto duktigare blir du också på att snabbt kunna se och ge förslag på vad som behöver göras för att förbättra texten.

Målgruppen och berättarperspektivet
Att ha koll på den tilltänkta målgruppen och berättarperspektivet är A och O i rollen som redaktör.  För att veta hur vi ska skriva behöver vi nämligen först förstå för vem och vilka vi skriver för.  Vill du verkligen spetsa och spänsta till texten? Ja då bör du även fundera igenom vad du vill att dina tilltänkta läsare ska känna, tänka och göra efter att de läst texten.

Här är några frågor som kan hjälpa dig vidare på vägen:

• Vem är egentligen avsändare till texten?
• Vem/vilka ska läsa texten?
• I vilket sammanhang kommer texten att bli läst? Hur lång tid har din läsare på sig och hur stort är engagemanget?
• Vad vet du (och din kollega) om avsändare och målgrupp?
• Vilken fakta är känd för avsändaren men inte för mottagaren? Hur mycket fakta är nödvändigt för dig att få med och vad kan du stryka?

Jag börjar ofta min skrivprocesser med att spalta upp svaren på frågorna ovan. När jag vet vem jag vill nå med min text  blir det också betydligt enklare att bestämma vilket innehåll jag inkluderar och hur mycket jag väljer att ta ut svängarna i min tonalitet.

 

Höger eller vänstertung text?
Jag har genom åren ganska ofta samarbetat med tekniker. Många av dem duktiga, faktaorienterade och rutinerade skribenter. Ändå har jag för det mesta fått skriva om deras utkast. Varför då? Jo, av den enkla anledningen att det är skillnad på att förmedla, skildra och berätta en historia och att stapla grammatiskt korrekta meningar efter varandra.

Inom språkvetenskapen pratar vi om höger- och vänstertunga texter.  En klok regel när du skriver är att försöka  inkludera verbet så tidigt som möjligt i meningen. Försök om möjligt också se till att subjektet (den som gör något) och predikatet (verbet, det som händer) står i närheten av varandra.

Vänstertunga meningar kännetecknas av långa och onödigt krångliga inledningar.  Det behöver inte per automatik vara fel eller upplevas som en tung text, det beror givetvis på hur duktig skribenten är på att fånga in dig som läsare. Vänstertung text är dock svår att ta till sig då du lätt tappar bort dig i all inledande bakgrundsinformation som ges innan du ges möjligheten att faktiskt förstå vad som egentligen händer.

Tänk på den den akademiska världens tungviktsrapporter, där inskjutna bisatser och det näst intill utrotningshotade semikolonet fortfarande härjar fritt, där har du ett typexempel på en vänstertung text! En alltför högertung text tenderar å andra sidan att upplevas som pladdrig, i värsta fall som tunn och menlös. En argumenterande text som består mest av inledande ”Vi tycker att…”, ”Vi menar”, ”Han säger…” och dylika meningar mår till exempel i de flesta fall bra av att även få lite stöttning i form av några mer vänstertunga meningar.

Titta på kollegans text igen. Hur ser mixen av meningar ut?  Är den mer vänster eller högertung?  Se gärna över längden på meningarna också.  Sträva efter en mix av korta och långa meningar så blir texten lättare att ta till sig.  Svårt att få ner längden? Se om du kan formulera om någon av meningarna till frågeform istället, så ger du texten mer dynamik!

Konkretisera och komplettera

Men hur ska du egentligen lägga fram dina åsikter? På vilket sätt ska du skriva eller prata med din kollega för att nå fram på ett schysst sätt?

Konkretisera alltid nyttan med dina föreslagna ändringar. Genom att tydliggöra för din kollega på vilket sätt dina föreslagna ändringar förbättrar er text ökar du chansen att få igenom dem. Undvik om möjligt att ta diskussioner om text muntligt utan underlag.  Bortsett från risken för onödiga missförstånd tenderar det att också skapa merarbete då ni efter mötet ska försöka kladda ner och minnas vad som egentligen blev sagt.

Jag rekommenderar att du tar för vana att ge din feedback i kommentarform direkt i anslutning till ordet, frasen eller stycket som berörs.

Motivera även dina ändringar! Skriv på ett sätt som väcker tankar och idéer istället för att upplevas som att du far fram med yxan.  Lägg gärna lite extra tid på att presentera din feedback till en ovan skribent på ett pedagogiskt sätt. Det brukar både uppskattas – och betala sig i form av  ett smidigare samarbete i det långa loppet.

Kanske skulle er text bli mindre monoton om ni bytte ut ”också” mot ”även” i några meningar? Och visst skulle det bli lättare för era läsare att bilda sig en uppfattning om nya vd:s personlighet ifall att ni flyttade upp det där citatet lite tidigare i texten? Ingressen är nog fortfarande lite otydlig för den som inte är bekant med er verksamhet sedan tidigare – vore det en idé att skjuta in en kort men förtydligande bisats om vilken bransch ni är i då ert företagsnamn ju faktiskt inte ens ger en ledtråd?

Helheten börjar bli riktigt bra nu! Snart är ni i mål men mot slutet upplever du som läsare att texten tappar tempo och blir trög. Du har nu gjort några förslag på korrigeringar för att skapa mer dynamik och spänst i sista stycket.

Ser du hur jag menar?

Vi avslutar med några användbara bonusfraser. De här kan du med fördel luta dig mot när du behöver få en knuff på vägen i korrekturprocessen:

💡 ”Intressant/belysande/uppfriskande/oväntat att du tar upp…” – Inled gärna din feedback med positiv förstärkning så blir det lättare att vid behov ta till det tyngre artilleriet sen.  Är det inte världens bästa text så försök att i alla fall hitta någon detalj eller aspekt av den som du kan kroka upp din inledning på.

💡 ”Bra inledning/rubrik/citat, bara en synpunkt: ” – Bekräfta att du sett det som är bra med snabb, kort feedback. Därefter kan du med fördel gå rakt på sak och lyfta den eller de synpunkter du har.

💡 ”Inte helt enig med dig  här, skulle föreslå att vi…” – Kom ihåg: en åsikt är bara en åsikt. Så länge det inte rör sig om rena faktafel har varken du eller din kollega rätt, ni råkar bara ha olika åsikter och perspektiv. Våga stå upp för din och lägga fram den. Den här frasen tycker jag är väldigt användbar, framför allt i samarbete med nya personer där det inte alltid är läge att braka fram som en bulldozer. Tillämpas med fördel när det krävs lite diplomati.

💡 ”Vad tror du om att….”  – Varför krångla till det? Ibland är det bästa att bara gå rakt på sak och fråga!

💡 ”Tagit mig friheten att skriva ett förslag. Tyck till!” – Ett smart drag när du vet att du har rätt, en mening eller ett stycke har diskuterats i all oändlighet och risken är hög att ytterligare dialog bara blir misstolkad. Det är nu du drämmer till med din auktoritet och skriver om och skriver bättre istället. Du gör dock klokt i att vara tydlig då med att du just tagit dig friheten att göra det. Och framför allt bör du naturligtvis se till att klämma ur dig en formulering eller korrigering som verkligen lyfter er text 😉

Hoppas att du får nytta av den här lilla genomgången av redaktörsrollen. Lycka till med dina korrektur- och feedbackrundor nu, vem vet – kanske vågar du dig på att bli lite rakare i din feedback framöver?

PS. Fastnar du på vägen och behöver hjälp med dina texter är du alltid varmt välkommen att hyra in mig för en timme eller två och få hjälp, bara hör av dig!

/Malin